Papeles de Trabajo de Auditoría
Documentos y cédulas donde el auditor registra información, pruebas, resultados y conclusiones del encargo.
Concepto
Son el conjunto de documentos, planillas o cédulas, en las cuales el auditor registra los datos y la información obtenida durante el proceso de auditoría, los resultados y las pruebas realizadas.
Los papeles de trabajo también pueden constituir información almacenada en cintas, películas u otros medios (diskettes), y pueden habilitarse sobre listados y fotocopias de documentos claves de la organización, sin incurrir en el exceso de copiar todo el archivo.
Al prepararlos, el auditor debe evitar acumular exceso de documentación (Calidad vs. Cantidad). Esto se simplifica utilizando marcas de auditoría —certificando o validando información o actuaciones físicas vistas— mediante marcas y referencias previamente definidas, tales como:
Verificado y cruzado contra registros contables.
Sumado.
Porcentaje observado.
Totalizado.
Cifras verificadas.
Soportes originales vistos.
Otras marcas internas previamente definidas.
Propósitos de los papeles de trabajo
- Soportar por escrito la planeación del trabajo de auditoría.
- Servir como instrumento de supervisión y revisión.
- Registrar la evidencia como respaldo de la auditoría y del informe.
- Constituir soporte legal en caso de requerirse pruebas.
- Actuar como memoria escrita de la auditoría.
Qué se registra en los papeles
- La planeación.
- Naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos.
- Resultados, conclusiones y evidencias obtenidas.
- Asuntos importantes y la conclusión del auditor sobre ellos.
Extensión y contenidos (NIA “Documentación” y SAS)
La NIA “Documentación” señala que la extensión de los papeles de trabajo es un asunto de juicio profesional. Es necesario y práctico documentar todos los asuntos importantes. Entre los contenidos típicos:
- Estructura orgánica de la entidad.
- Extractos/copias de documentos legales, convenios y estatutos.
- Entorno económico y legislativo aplicable.
- Evidencia del proceso de planeación, programas y cambios.
- Comprensión de sistemas contables y control interno.
- Evaluaciones de riesgos inherentes y de control.
- Evaluación del trabajo de auditores internos.
- Evidencia de supervisión y revisión de asistentes.
- Análisis de transacciones y saldos.
- Análisis de tendencias e índices.
- Detalle de la naturaleza, tiempo y extensión de procedimientos y resultados.
- Quién y cuándo realizó cada procedimiento.
- Copias de comunicaciones con otros auditores, expertos y terceros.
- Cartas/notas sobre asuntos comunicados a la entidad (términos del trabajo, debilidades en control interno).
- Cartas de presentación de la entidad.
- Conclusiones del auditor sobre asuntos relevantes, incluyendo resolución de temas excepcionales.
- Copias de estados financieros, dictamen e informes emitidos.
Propiedad y custodia
Los papeles de trabajo son propiedad de los órganos o firmas de auditoría. Debe custodiarse su integridad y confidencialidad bajo cualquier circunstancia.
Aunque es difícil fijar un tiempo único de conservación, se recomienda mantenerlos para auditorías futuras y para requerimientos legales en caso de litigios.
Archivos: corrientes y permanentes
Archivo corriente
- Revisiones de controles administrativos.
- Estados financieros objeto de auditoría.
- Análisis de información y notas a los estados.
- Correspondencia corriente (entrada y salida).
- Programas y papeles que respaldan observaciones e informe (incl. borrador).
Archivo permanente
- Historial legislativo de la entidad, programas y actividades.
- Normativa aplicable, políticas y procedimientos; organización y financiamiento.
- Políticas de presupuesto, contabilidad e informes; estatutos y memorias anuales.
- Manuales (contable, presupuesto, tesorería, contratación, almacén, procesos).
- Información que no varía con el tiempo.
Ejemplos de planillas/cédulas
| Código | Nombre | Descripción |
|---|---|---|
| BG2 | Planilla Sumaria – PASIVO | Descompone cifras del balance y asigna referenciación a cada cuenta. |
| 11 | Subplanilla de Disponible | Descompone la cuenta de disponible. |
| 11105 | Planilla Analítica – Bancos | Detalla el rubro de bancos de forma expresa. |
Nota: La estructura sugiere una descomposición deductiva: de lo general a lo particular (sumaria → analítica).
